公文的质量直接关系着行政机关的行政效果和形象。如果出现差错,其负面影响有时是难以估量的。因此公文校核是行政机关工作中的重要一环。

一、公文校核需要注意的几个方面

(一)是否有行文的必要。可发可不发的坚决不发,这是提高公文质量的首要环节。

(二)公文的观点是否正确。要注意公文文稿的基本观点是否符合辩证唯物主义、历史唯物主义的基本理论原则。如果有片面的、绝对化的、不符合马列主义、毛泽东思想的观点和内容,必须予以纠正。公文中提出的观点和要求、制定的政策和措施,必须符合党和国家的方针、政策、法律、法规,也必须符合同级地方政府现行的法规、规章。否则,必须予以修改。

(三)公文的主旨是否明确。公文的主旨就是这个公文要干什么、要解决什么问题。公文的全部内容都须围绕这个主旨展开并阐述这个主旨,一切无关于主旨的东西都是多余的。换句话说,公文的主旨必须通过公文的全部思想内容、通过贯穿于全文的基本观点和中心思想表现出来。而这种表现必须是明确的、直陈式的,即向受文者直接表明主张什么、反对什么,要求做什么、不允许做什么,应该怎样做、不应该怎样做。要让受文者理解得明白无误而不致出现偏差。就公文的内容方面看,公文必须是一文一旨,即一篇公文只表达一个思想观点、解决一个问题。就语言表述方面看,正如前所述,对公文主旨的表述一定要态度明朗,观点鲜明,是则是,非则非,清楚明白,毫不含糊。检验主旨是否明确,首先要看文稿是否抓住了重点问题,并对重点问题做出了明确回答,全文的每一句每一段是否都围绕这一重点问题展开。如果文稿在这方面存在问题,必须进行全面核改。其次要注意一文一旨,不能奢望一个公文解决多个问题。要防止分散主旨,冲淡主题,扰乱公文的意图,以免贻误主要问题的解决进程。为此,在核改公文时要坚决舍弃多余的东西,坚持在解决主要问题的政策、措施上下功夫。第三要看选择的材料是否典型,是否能充分说明重点问题。

(四)结构是否清晰。首先要注意公文格式方面诸如发文机关、秘密等级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文层次序数、附件、印章、成文时间、附注、主题词、抄送机关等要素是否与该公文文种、具体内容相吻合,是否齐备,是否符合公文处理规范。其次要看写法上是否体现了该文种应有的特点。第三要注意公文层次是否清晰,是否符合大多数人的思维习惯。所用材料之间是否缜密、周严、纲目清楚、逻辑性强。第四要注意各个局部之间结合是否完美统一,各个局部是否相对完备,没有残缺,段与段的联系是否紧密。要使文稿起承转合顺畅自如,首尾相应一气贯通。第五要注意公文的详略与疏密。一般情况,公文的主体内容分为多层次、多段落展开,要求密笔详写;而公文的写作目的和意义、提出的希望等则置于开头和结尾,各为单一段落,概要简述,宜用疏笔略写。第六要注意文稿各部分在脉络上的连贯和协调一致,不能出现诸如重复的、与全文中心脱节的、互不相干或自相矛盾的内容。如果各部分有小标题,要使每个小标题的表述风格、结构保持一致。

(五)语言是否准确简练。凡是概念不清、容易产生歧义的语言文字,与该文种语气、提法不适宜的语言文字,堆砌辞藻、罗列词汇的现象,不规范的名词、数词、量词,等等,都必须予以修改。名词、数量词还要统一称谓或度量单位(度量单位应尽量使用国际标准)。

二、公文校核的几种方法

(一)调整。包括三个方面:一是结构调整。对公文的层次、段落顺序进行调整,使其在逻辑关系上更严谨,在表达公文主旨方面更适宜。二是语序调整。在一个段落内对语句的顺序进行调整,理顺一段文字内在的表述顺序或逻辑关系,使其条理更清楚,使其与其它段落的表达方式相一致。三是词序调整。对一个句子的词语进行调整,使文句顺畅,达到语言流畅的效果。

(二)删除。分为三种情况:一是删除与公文主旨无关或联系不紧密的分支观点,以突出中心。二是删去不具体、不确切、不足以说明观点的例证,删去平淡、不典型的例证,删去使用过多而淹没观点的例证,以突出观点。三是删掉一切可有可无的字、词、句、段,以简化语言。

(三)增加。分为四种情况:一是观点、例证出现脱节,需要融汇的,要适当增加符合逻辑的推理、论述,使理由充分、坚实。二是对缺乏佐证或佐证不力的正确观点,填补贴切的例证作为依据。三是对转折生硬的地方增加过渡的段、句、词。四是对须交代清楚的事项做必要的补充说明。

(四)改换。分四种情况:一是对立意肤浅、含糊不清的中心思想,通过深入挖掘或改换角度,使主旨集中鲜明。二是将内容相近、语意重复的段落改写为一段。三是对佐证不力的例证进行更换。四是对生涩、繁琐、失当的语言进行简化、精练、改写,使之简洁、生动、得体。

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