发放会议材料,既是办公室人员的经常性工作,也是办会人员的常规性事务,貌似简单,想做好并不容易。

发放前,精心谋划、想透全程 

紧扣会议方案,确定材料发放形式。主动对接会务承办人员或会务组,研究会议实施方案、会议指南等,及时掌握材料发放的时间、地点、对象及其他要求,并根据不同的会议规模,确定不同的发放方式。

比如,对人数较少、议程简单的小型会议,既可以会前根据登记记录依次发放材料,也可以在时间紧急的情况下,先行按份号依次发放材料,会中及时做好补登工作;对人数较多、形式复杂的大型会议,要在会前根据会务工作部署,制定材料发放任务及人员分工安排方案,明确具体责任,并制定会议材料运行表,明确发文日期、材料标题、供稿单位、送印时限、交付时限、分发时限、分发范围等,施行“挂图作战”,确保发放材料准确、及时、安全。

紧扣运转环节,协调起草、印制、运输三方。主动对接材料起草组负责人或具体起草人员,动态掌握材料的起草、呈报、签批等情况,尽力压缩定稿与印制之间的运转时间,留足会前发放材料的准备时间,可根据材料类别、密级、数量等的变化灵活调整人员分工。

主动对接印制部门,按照主次先后和轻重缓急,优先印制时间紧急、重要的会议材料,及时按程序交付发文人员。

如遇到材料不能按计划印制、交付的情况,要第一时间向会务负责人或相关领导汇报并提出合理的补救建议。如果会议地点与印制地点之间距离较远,还要提前备好车辆,做好会议材料的运送、移交、保密等工作。

紧扣确保整体效果,积极主动补台。“一字之失,一句为之蹉跎;一句之误,通篇为之梗塞。”发文人员领取会议材料后,既要按照任务及分工安排做好联系协调、材料发放等本职工作,还要做好补台、把关工作。要认真核对标题、密级、页码等内容是否无误,检查文字、数字、标点符号等用法是否规范,对一些明显错误,及时联系文稿起草人员或负责人核对。比如,“预选候选人名单”与“候选人名单”就容易混淆,虽然仅有“预选”两字之差,但内涵却有天壤之别。

另外,如有粘连、缺页、破损等不符合要求的材料,要迅速协调更换。

发放中,严谨细致、查漏补缺 

紧扣登记记录,时时校准份号。需要在会议报到时发放的会议材料,按材料份号登记后由参会人员或相关工作人员签名领取。

需要在会场发放的会议材料,由发文人员严格根据登记记录发文,时时核对人员姓名与材料份号,确保所有材料份号与参会人员准确对应,避免发放材料完毕后才发现错误,反过来再重新校对人员姓名与份号的情况。

会议现场发文时,出现参会人员请假等临时变动的情况,可以跳号发放,保证原有登记份号与参会人员的对应关系不变。

紧扣会议议程,核对摆放材料。现场发放材料完毕后,如果离会议召开还有一段时间,发文人员可以在会议开始之前,按照会议议程,检查材料摆放顺序,核对页码、份号与人员对应是否正确,查看材料有无明显破损、白页等问题,对存在问题的,要及时调换并登记。尤其对主席台上的材料,要反复核对确认,确保万无一失。

紧扣发放范围,留足备用材料。要严格按照规定和保密要求发放会议材料,不得擅自扩大或缩小发放范围,同时,现场一定要留足备用材料以便更换、增发。

在做好发放工作的基础上,还要妥善做好材料借阅的服务工作。比如,会议工作人员确因工作需要使用会议材料,须按程序和规定到会议发文组或发文人员处按要求领取。

会议后,认真回收、清点归档 

紧扣“应收尽收”原则,不留泄密隐患。在回收材料工作结束前,要求服务保障人员不得进入会场。

对需要参会人员退回的会议材料,如果会议形式较为简单,可以通过当面告知、加盖清退印章、附提醒通知单等形式,要求散会时放置在指定位置,由发文人员统一收回。

如果是重要的大型会议,要提前制定文件清退通知和清单,要求各联络组按照通知要求和清单内容清退材料,再由各联络组集中清退;对会议工作人员需要退回的会议材料,会议结束前直接退给发文人员或会议发文组。

认真查看会议现场,除会议材料外,非涉密的材料、参会人员手稿纸等也要做到应收尽收,并严格按照有关规定履行审批登记后销毁,确保不丢失、不漏销。

紧扣发放记录,核对回收材料。对照材料发放记录,逐件清点、核对回收的会议材料。经清点确认未按要求退回的会议材料,要按份号追溯到具体参会人员或会议工作人员,并及时通过电话催退等方式督促其按要求及时清退。

紧扣归档要求,整理归档资料。按规定收集会议材料、底稿、签批单等所有资料,形成全链条的归档资料,并按照程序做好登记、移交、归档工作,以备后查。

同时,发文人员要及时总结、复盘,梳理好的经验和注意事项,为下一次做好会议材料发放工作提供借鉴。

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