公文处理起着承上启下、顾左联右作用,是办公室高效运作的“中心枢纽”。那么,公文处理如何做到安全高效?我认为,可以从注重“三个方面”、把握好“三个关系”着力,努力以公文高效运转促进工作落实。

一是注重工作重点,把握好“大”与“小”的关系。办公室工作无小事,每件小事都连着大事,小事做不好就可能酿成大错,特别是公文处理方面千头万绪。记得当年我还在党政办工作时,粗略统计了一下,平均每天需要处理的公文接近50件(包括上级通知、市直部门函、下级请示、制发文件等)。

面对这样繁杂的工作量,如果天女散花、平均用力,眉毛胡子一把抓的话,不但工作做不好,还会耽误工作。办文组就那么几个人,怎样才能胜任工作呢?想方设法求突破已迫在眉睫。

通过借鉴兄弟单位的经验做法和我们自己不断的实践总结,我们觉得要分“大”“小”有侧重点地抓:

一方面,集中精力、集中力量,着力抓好重点、热点、难点公文的高效运转,确保高效落实市委市政府和镇委镇政府的决策部署。

另一方面,在抓好重点公文办理的基础上,兼顾好一般性的公文,加强与其他部门的沟通协调,注重把握细节处理好小事,强化“最后一道关口”意识,细心处理公文的每一句话,每一个标点符号,确保公文处理忙而不乱,不因事多而出现纰漏,不因事小而出现疏忽。 

二是注重效率意识,把握好“急”与“缓”的关系。公文具有很强的时效性,务必提高公文传递、阅处等办理效率,确保公文处理工作及时、高效。公文处理中要准确把握工作节奏,分清公文的“急”与“缓”,强化效率意识,做到文件不在我手里积压,工作不在我手里耽误。 

对于一些“急”的公文,敢于打破常规程序,做到急事急办、特事特办,案无积卷、事不过夜,切实在最短时间内用最快的速度高效完成公文运转。比如,要处理紧急的密件,又无法当面请示领导,这时我们就不能按常规“出牌”,跟进的同志就要第一时间吃透文件精神要求,想好办理对策,先通过口头方式简要跟领导请示报告,领导同意后马上跟进处理,后补办理程序。

对于一些“缓”的公文,从严把好起草、审核和收发关,按照程序稳妥处理。起草公文时,做到“文章不怕百回改”,力求做到精益求精,保证公文质量;呈阅公文时,做到细致入微,尤其是密件,要用专门文件夹装好,附上保密提示,做好传阅、借用登记,确保文件安全转运;收发公文时,做到心中有数,建立收发文件的台账,及时记录文件在办理过程中的走向和领导批示件的督办,健全催办督办闭环管理机制。

三是注重整体效能,把握好“长”与“短”的关系。大家都听过木桶原理,即一只木桶能盛多少水,并不取决于最长的那块木板,而是取决于最短的那块木板。这也称为短板效应。

任何一个组织,可能面临的一个共同问题,即构成组织的各个部分往往是优劣不齐的,而劣势部分往往决定整个组织的水平。

同样,公文处理也是一个系统,涉及到方方面面,存在这样或那样的不平衡或“短板”。

如何做到扬长避短?我认为,可以通过四方面努力:

一是不断优化结构,根据工作人员的特长特点,持续优化分工,确保人尽其才;

二是有意识地促进角色转换,定期轮换岗位,让每名工作人员成为各个岗位的行家里手;

三是坚持实行AB角机制,确保特殊情况下工作不断线;

四是建章立制,定期总结经验,把一些好的做法提炼出来,形成内部工作制度,加强传帮带,让工作得到有效传承。

 

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