一、谈一谈对办文办件工作的认识

办文办件是机关工作运转的重要形式和载体,具有鲜明的政治性和政策性、严格的权威性和指令性、很强的全局性和示范性,这些特性对办件工作提出了很高标准和要求。因此,上到中央国家机关、军委机关,下至市县、旅团级机关乃至乡镇,各级领导机关都非常重视做好办文办件工作,强调要高标准、高质量、高效率,一些重要文电还带着大家一起研究,严格审核把关。对于办文办件工作的重要性,大家认识比较高,我感到至少可以从这样几个方面来理解:

(一)办文办件事关工作有效运转。对于办文办件工作的重要性,小平同志曾有一句经典论述,他说:“实现领导最广泛的方法是用笔杆子”。机关工作指导,许多情况下是通过办文办件这个渠道来实现的,办文办件是我们日常工作尤其是机关工作的基本手段,须臾不能离开。机关办文办件,形式上是文字,实际背后承载的是工作,体现的是素质。工作情况要让领导了解,需要通过文字;请示和建议要让领导认可和定夺,需要见诸文字:上级的指示要及时传达、部署下去,需要形成文字;经验体会的归纳总结,需要提炼和升华文字。具体到一级机关和一个单位,贯彻首长决策部署、搞好工作筹划安排、反馈任务落实情况,都离不开办文办件这个环节;承办事务、调查研究、沟通协调、检查指导,都离不开办文办件这个载体;请示问题、报告事情、下发通知、汇报工作,也离不开办文办件这个渠道。特别是调整改革后,机关进一步转变职能、转变作风、转变工作方式,人少事多的矛盾更加突出,办文办件工作更应做到高质量高水平。可以说,办文办件在机关工作中有着非常重要的地位作用,文电质量的高低,在某种程度上就是工作质量的高低,关系工作任务的推进和落实,关系职能作用的有效发挥,关系机关建设的顺畅运转。

(二)办文办件事关干部成长进步。文字能力既是机关干部综合素质的重要组成部分,又是综合素质得以充分展示和发挥作用的工具和桥梁。①从履职尽责来讲,文字能力是机关干部一项必备的基本功,与文字打交道是“家常便饭”,是天天必做的功课,作为机关干部,不论从事哪个方面的工作,都要具备基本的文字工作能力。文字功底太弱,工作起来会很吃力,遇到一些需要形成文字的事情,常常发怵犯难,领导感到不够得力,自己也感到很难受,别人也会看不起,时间久了在机关难以立足,更不可能尽好自己的职责。②从素质能力讲,文字能力是机关干部成长成才的一个重要“资本”。写好公文材料,不单单是一个遣词造句、文字水平的问题,它反映和体现了一个人眼界、视野、思维、思路、知识、见识、处理问题等方面的综合素质。这种素质既有理论上的、认识上的,又有实践上的、落实上的。写作方面的差距,既反映了文字功底上的差距,更反映了理论素养、思想水平和认识能力上的差距。因此,写作能力的提高,实际上是综合素质的提高;提高写作能力的过程就是提高综合素质的过程。为什么一个文件,在自己手里总是过不了关,别人一上手,修改一下,面貌质量大不一样,其实这是素质的不同,尤其是综合的差距。作为一名机关干部,素质本领上不去,靠什么立身?何谈成才?③从发展进步来讲,我们不推崇“唯文字论”,不单单以文论绩、以文论优,机关干部成长进步也不完全是靠写材料,但文字能力弱,肯定是一个缺项,肯定是一个短板,肯定完成不好担负的有关工作任务,影响自己的发展。分析一些机关干部成长进步的历程,那些既精通业务、又有较强文字能力的同志,往往潜力更大、机会更多,发展的路子更宽一些,走得会更远一些。有些同志讲,许多领导干部是在文字材料中练出来的,是靠写材料起家的。虽是调侃,也不完全正确,但也确实说明了文字能力在干部成长进步中的重要作用。发展是硬道理,对于我们机关干部来说,不断提高文字写作水平也是硬道理。

(三)办文办件事关机关干部的作风形象。机关的作风形象是通过日常工作中一件件具体事项展现出来的,大家对一个部门的评价,也是通过这一件件具体事项来认识的,这里面既包括事务性工作干得怎么样,也包括办文办件的质量水平高不高。机关工作任务多、头绪多、事情杂,既有参谋、协调、服务职能,也肩负着指导基层工作和建设的重任,而我们搞好工作指导,除了调查研究、检查督导、制度规范、具体帮带外,经常的大量的是通过办文办件这个渠道来实现的。可以说,从一定意义上讲,办文办件水平体现了机关的工作指导水平,也反映了我们的思想层次、能力素质、精神面貌和工作作风,更代表着机关的整体形象。因此,对我们机关来讲,一定要充分认清做好办文办件工作的重要意义,切实增强责任意识,不仅要把事务性工作做好做到位。而且要不断提高办文办件的质量。如果办文办件长期处于低水平,许多工作不可能做好,也会影响机关和单位建设。即使一些事务性工作做得再好,大家再辛苦,别人也会形成一个印象:这个单位只能干一些事务性工作,文字工作干不了也干不好。为什么各级领导对办文办件这么重视,就是要把这项工作提升到一个新的水平,以此体现机关的素质,反映机关的作风,展示机关的形象,加强机关的建设。就一个部门或单位内部来说,如果没有几个能办文办件、写材料的同志,不能独立承担文字任务,遇有材料总是需要别的部门帮忙甚至代劳,这就很难说这个部门或单位素质强。实事求是地讲,有的部门或单位文字能力还有很大差距,这就需要在这方面下些功夫,努力把质量提高上去,让大家感到我们这个部门和单位不仅事务性工作干得好,而且办文办件质量也很高,以实际行动体现机关的素质作风,维护机关的形象。

二、办文办件工作中存在的主要问题

对照新修订的公文处理条例,有几个问题需要引起重视:

(一)内容提法不够准确。主要是有的不注意从政治上思考问题,一些重要表述提法不太准确,容易引起疑义;有的没有认真与上级文件、领导讲话、形势政策“对表”,表述不够准确规范;有的引用重要文件、法律法规和领导批示与原文不一致、断章取义;有的关注形势不够,想问题、提建议没有站在全局上思考;有的对上级批示精神吃得不透,提出的意见建议不符合领导意图;有的了解掌握情况不够全面准确,与事实不太相符;有的条理不清晰、层次不分明,核心内容没写明白,文字逻辑混乱;有的文字表述不严谨,存在用口头语代替书面语、用方言土话代替标准语言的情况。比如,有一个处理问题的文件,由于对党、国家方针政策,以及有关规定要求掌握的不准,提出的处理意见不符合政策规定,被领导退回来重新研究,作了很大修改。还比如,有的件中,对高额经费的工程项目不招标就直接指定施工单位,与审计监督要求不相符合。

(二)情况研究不够深透。一些件之所以质量不高,与工作研究不深不透有很大关系。有的筹划工作或起草文电站立点不够高,没有从工作全局出发,考虑业务工作多一点,与上级决策指示对不上路子;有的关注形势不够,把握工作时机不好,造成呈报事项与当前形势和阶段性工作任务不协调、不吻合;有的对一些政策性、专业性强的工作没有研究透,处理问题的意见缺乏政策依据,让领导不好定夺;有的没有认真研究工作中遇到的矛盾问题,提出的解决办法不科学,甚至没有提出本部门的倾向性意见,有一种让领导“看着办”的感觉;有的对实际情况掌握不够准确,若明若暗,对策措施缺乏针对性有效性。

(三)文种格式不够正确。公文种类包括命令、通令、决定、指示、通知、通报、报告、请示、批复、函、通告、纪要12种;公文格式包括份号、密级、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、无正文说明、署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印制份数、承办说明、印发机关和印发日期、页码等20个要素。每个文种都有特定使用范围,每种公文都有固定的体例格式,但有的在起草和印制时执行来严格。有的对无需请示批示的事项,也使用呈批件;有的上行文、下行文用的是一种文头;有的文件该用正式公文用了非正式公文,该报呈批件的报了白头件,该用“批复”的写成“通知”,该用“请示”的写成“报告”,该用“报告”的写成“请示”;有的涉密文件不标“密级”和“份号”,有的虽然标了密级,但标准掌握不准;有的紧急公文不标注紧急程度,标题不加文种;有的文件缺少无正文说明、印制数量、承办人、联系电话等文尾标注;有的字体、字号、字距、行距没有按规定处理,两个字的姓名中间没有一个字符,存在随意性等。比如,报告参加会议情况、调查研究等事项,按规定没有请示事项应使用白头件,但有的还使用呈批件形式呈报;公文格式改版后,明确函只能是机关局对局、处对处,有的还以处名义给某一个局机关发函;有的要素标识不恰当,份号没有按规定标识虚位,份号、签发人姓名及版记仍使用3号仿宋体,版记中的分隔线没有区分粗细线;有的发文机关标志混用,对什么情况下带“文件”二字搞不清楚(制发全局性、规范性、指导性、长远性公文、应标注“文件”二字)。有的以局名义发函,却使用部版头的信笺纸;有的发文把版记放在附件前,实际应该放在全文最后。

(四)基本要素不够全面。有的事项背景信息介绍不到位,对涉及到的问题要么避而不谈,要么三言两语,自己清楚但别人看不懂;有的涉及经费事项,只说多少钱不说从哪出,也没有详细预算;有的报主件没附件,或者附件不全;有的附上代拟稿或文电稿,造成一项工作多次请示、重复补报;有的文字表述过于简单,什么事、怎么干、谁来干等关键要素缺胳膊少腿,或多或少存在遗憾。比如,有的件没有把有关情况讲清楚,领导看不懂怎么回事,报上来之后不敢签。还比如,有个召开会议的件,开会的原因理由、时间地点、参加人员、要解决什么问题、具体程序安排、领导讲话稿准备、经费保障等,要么没写清楚,要么写的不准,造成多次改件和补件,耽误时间,影响效率。

(五)办件校改不够细致。这是个老生常谈的问题,虽然机关在这方面下了不少功夫,但出错现象时有发生,有的甚至是低级错误。有前后错行的,有错字、别字、掉字的,有标点符号运用混乱的,有前后表述不一致的,有装订漏页、倒页的。有的比较注意正文部分,忽视大小标题、开头称呼、字号、落款、成文日期等,结果造成差错。有的机械套用以往文件,呈现办件中领导已经退休、落款时间还是老时间的情况,搞“穿越”了;有的修改文稿时,前文修改了,后文没改,文件改了、附件没改,关键性表述领导改动一处、其它处没有全文联动改;有的错字别字丢字多字少字,把十九大精神写成十九大会议精神;有的对人名、单位等疏忽大意,凭印象、靠推断,没有认真核对,拿出来的东西不准确。更有甚者,经常出现把给领导的文件页码装错了。

(六)办理程序不够规范。按程序办文是机关工作的基本要求,但在实际工作中有的同志坚持得不够好。有的重要事项没有预先请示领导原则同意,就直接上件办理;有的报送领导有差错,分管领导漏报、无关领导多报;有的不按“一文一事”的要求报请示,请示一个问题又涉及其它问题;有的行文内容涉及其它部门范围内事项没有协商,或没有达成一致意见就行文;有的以部门名义向领导行文、以领导名义向机关部门行文;有的需要会签的文件,没有会签就上报,致使领导无法审批;有的不按正常渠道办文,非专办件不经文电秘书直接报送领导;有的从领导处直接取回批件,未告知办件秘书登记注销,也没有交给保密室存档,散落在个人手中,不符合档案资料管理规定。

(七)工作统筹不够科学。主要是考虑不周密,有的内容相近、关联性强的工作没有统筹结合起;有的工作安排不合理,任务过满、时间过急,节奏把握不好;有的办文办件前期抓得不紧,耽误时间很长,把原本可以从容办理的件拖成急件;有的公文提前量留得太少,给机关核文把关和领导审批的时间很紧张,出现催着领导签批的现象;有的公文时限要求并不很急,却非要按急件进行处理,人为造成忙乱等。比如,有的检查内容、时间接近,相关部门没有很好地协调商量,都在争领导、争时间、争单位,各想各的事、各上各的件。再比如,有的马上就要开会了,才给领导呈报会议材料,造成领导没有时间看;有的办件没有打提前量,听说要开党委会、办公会了,才急忙呈件搭车上会,不符合议事办公规定。

(八)办理工作不够迅捷。有的件办理不及时,拖拖拉拉,很长时间没有回音,推一推、动一动,领导不催不报,不到时间不报;有的工作积极性不高,责任性不强,领导交办的事项迟迟不见行动,出手的东西缺乏精雕细刻,满足于应付差事;有的对份内业务工作不靠前,全靠身边的同志加班加点,自己溜边当配角;有的缺乏主动干工作的劲头,该打提前量不打提前量,该加班的不加班,拖到不能拖的时候才去干,结果匆匆办理,质量大打折扣,影响了工作效果。比如,有的办理下属单位请示事项请示拖延了较长时间,但报件中还说“近期,收到某某单位请示”;有的单位请示拨款,上的件领导已经批准,但由于机关人员没有及时办理,后来上级通知冻结家底经费,导致批准的事项无法落实。还比如,有的对上级领导交办的事情不上心,马上就到最后期限了还迟迟没有动静,领导不催不问就不落实不反馈。再比如,有的等靠思想比较严重,办件不动脑子,功夫下得不到家,总认为领导会审改把关,报上去让领导修改就行了,典型的偷懒耍滑。

三、谈一谈如何进一步提高办文办件质量

办文办件工作,机关干部人人离不了、绕不开、躲不过,不会写不行,写不好也不行。如何按照新修订条例规范公文处理工作,不断提高机关办文办件工作水平,是需要我们认真思考解决的课题。

(一)把好政治关。机关工作具有很强的政治性,任何时候都需要保持高度的政治警觉,遇事要多想政治上的要求,谋事要多想政治上影响,做事要多想政治上的后果,时刻绷紧政治这根弦。机关干部很重要的工作是起草文件、讲话、通知、请示、报告等,这些工作绝不是简单的业务性、事务性工作,而是代表了党委领导的决心意图,导向性、政治性很强,承办和起草文电必须具备有很强的政治敏感性,善于从政治上观察、分析和处理问题,这是必须坚持的首要原则。离开这一条,办文工作就可能把不准方向,就不能提起“纲”来,更不可能办好。以呈批件为例,它个头虽小,但往往承载的分量很重、审批的事项很大,呈批件里蕴含着党委首长的政治考量、政治方向和政治智慧。忽视这方面的问题,就容易迷失方向,跟不上节奏。可以说,政治性特征在呈批件中,体现的最直接、最明显。因此,我想每办一份文件,都必须处处讲政治,确保提出的建议和意见、办理的各类事项符合党的路线方针政策,符合军委决策指示,符合领导决心意图,符合全局要求,符合单位实际,不能在政治上发生偏差。

(二)把好意图关。机关干部是领导的助手,领导是主体,机关干部是从属,这是机关工作的基本定位。领导给我们部署任务,指示办文办件,通常有授意指导,这个授意指导,一定要悉心领会,因为领导授意和关注的,一般都是关键性要害性问题,是对办文办件的重要提示和引领,如果领会不好,就可能办得离题,甚至偏离方向。所以“领会意图”至关重要,机关无论干什么工作,“领会意图”都是大家说的一个高频词。我理解,这个“领会”主要是指党委领导一贯的工作思路、工作作风和可能对某一项工作的具体要求。(新中国礼炮28响)实际工作中,领导的指示要求可能会因人而异、因事而异。讲的少的,要字斟句酌地领会;讲的多的,要整理出来,逐一整理出来,认真学习理解;讲的很明确的是指示,要不折不扣地落实。讲的不很具体的是意图,要下功夫领会好。自己不太清楚、不太明白、把握不准的要及时请教。从具体方法上讲,除了及时学习领导讲话、与领导同步思考问题、提高同步思考问题的站立点、适时询问有关问题等方法外,还要注意这么几点:一是要善从言中捕捉。理解把握好领导的发言和口头交代,是领会领导意图的主要途径。领导的设想主张,大多要通过言谈阐发出来,无论是与领导下基层、参加会议,还是在处理日常事务中,对领导的发言以及主要观点、要注意准确领会。对平时比较零碎的看法、意见等,也要注意学习领会、慢慢感悟,为准确领会意图打下基础。二是要善察语中情景。领导交代任务时,情绪是理智还是激动?口气是严肃还是随意?态度是积极还是消极?有时同样一句话,环境不同、地点不同、心情不同,指向和意义也大不相同。三是要善从文中揣摩。无论是领导亲自写的文稿,阅读的各种文件、报刊时的批示,还是为下级人员草拟材料提出的修改意见,常常是领导对某一问题的思想和观点反映。四是要善听言外之意。有的领导讲话直接明了,有的讲话比较含蓄委婉,不能言到意随。这就要求机关干部具有敏锐的分辨能力,丰富的多面知识。

(三)把好政策关。政策法规是机关开展工作的基本依据和遵循,也是做好办文办件工作的重要保证。政策法规不掌握,工作开展就没有依据,下级请示事情就不好回答,处理问题就不知道怎么办才好,指导部队就很难有章法。比如,干部的任用、职级的调整、奖励的审批、经费物资的请领等,都要按政策规定办理和提出意见,如果对一个人迁就照顾、放宽条件,就可能引起攀比,带来连锁反应,给工作造成被动,留下很多后遗症。因此,办文办件一定要有很强的政策观念,牢固树立政策法规是抓工作基本依据的思想,下功夫学好有关政策法规,当好政策法规的“明白人”,对基本法规要熟悉熟知,对业务常用的政策法规要熟烂于心,对单位建设发展的有关政策法规也要有所了解,善于从政策制度上研究和解决工作中遇到的问题,依据政策法规抓好工作落实,做到每份文件、每项工作,都行之有据、出之有据。这既是方法,也是底线。

(四)把好程序关。机关工作是最讲程序的,机关级别越高,对程序要求越严。程序是什么?程序是科学,程序是规律,程序是经验的总结。按程序运转,分层次处理,是做好机关办文办件工作的重要一环。程序坚持得好,可以减少失误和矛盾,增加安全系数,提高办文办件质量和效益。机关干部要牢固树立程序意识,培养按程序办事的习惯,切实看到程序就是法规制度,做到一事当前先想程序,工作之中落实程序。要从办文办件、具体事务等小事做起,拿不准问题要多请示报告、多与老同志请教商量,防止自作主张、自以为事、想当然处理;要坚持在工作之中学习程序,多实践、多运用、多体会,这样感受才能更直接、记得才更牢固。按程序办文办件,体现了领导和隶属关系,体现了一级对一级负责,这是一条必须遵守的重要原则和工作纪律。机关层次较多、分工较细,只有按程序办事,才能保证工作正常有序运行。我们知道,公文运转流程的每一个环节,都包含程序问题:公文起草,要有令而动,有据可依;公文呈批,要层层把关,按级负责;联合行文,要协商一致,共同办理;公文处理,要遵示而行,严谨细致。越是时间紧、要求急,越要静下心、稳住神,一步一步按程序办,坚持先商后办的原则,对于需要多个部门和单位配合完成的件,一定要按程序先沟通协商,在工作层面达成一致意见后再报件,先商后办、先商后报有利于把件办得顺畅,也有利于搞好部门之间的团结。实践证明,工作中的一些差错和误解,很多都是在违反正常程序的情况下发生的。因此,在办文办件中一定要按行文规则的要求办事,不能擅自减免或更改程序,否则就可能出问题、出差错,引发其它方面的后果。我们在办文办件中顺序不能颠倒,步骤不能省略。要注意以下七种情况:一是重要事情不请示报告就直接上件,二是非紧急情况不能越级请示报告,三是一个请示中不要夹带多个事项,四是一件事情不要重复请示,五是一个事情不要搞多头请示,六是请示批准后落实情况不能做到及时反馈,七是需要多个部门和单位协调配合的事项,不沟通不协商,直接上件。

(五)把好文字关。这个问题要注意四点:①主题要明确,这是核心内容,中心意思必须实事求事地表达清楚。②层次要分明,这是基本骨架,必须衔接紧密、逻辑清晰,防止交叉重复。③要素要齐全,相关内容要完整,不能丢项落项。④语言要精练,文贵精,言贵简,力争用最精练简洁的语言把问题说清楚。

(六)把好校对关。这是办文办办件的最后的一个关口。俗话说“编筐编娄,全在收口。”校对是一个细活,必须认真严谨。一般地讲,主要有这样几种方法:①重点校对法,重点校对标题、逻辑关系、固定用语。看标题、统全篇,看数字、知内涵,看称谓、须规范,看词意、不混淆(如权力与权利,截止与截至,起用与启用)。②诵读校对法,就是把文件通读几遍,重点看语境、不误用,看句子、避繁冗,看习惯、不拗口。③“身份”校对法,就是根据办文办件的内型来校对,看文种、对风格,看对象、定语言,看词句、应时代,看题文、要一致,看文字、要精练。

最后,就如何做一名合格的机关干部哆嗦几句。记住五个字:一学、二热、三严、四勤、五会。“学”就是拓宽学习视野改善知识结构。“热”就是办事热心,对人热情。“严”就是严谨、严肃、严格。按法规办、按职责办、按程序办。“勤”就是嘴勤多请示、脑勤多思考、手勤多做事、腿勤多走动。“会”就是会参善谋、会说能写、会协调各方、会团结共事、会抓落实。

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