协调作为处理关系、缓解矛盾的一种手段,既是一门学问,更是办公室主任必备的工作艺术。办公室日常工作中诱发矛盾的因素很多,矛盾的形式及解决的方法也多种多样,这就要求办公室主任在协调过程中必须因人、因事、因时而异。

大事统中有合。对于类似召开大型会议、迎接上级检查、等大事,通常情况下可采取会议协调、制度协调、计划协调等方式,以形成抓落实的合力。比如:上级要考核党委班子,如果分工组织部门牵头协调,就要在弄清有关事宜的基础上,建议领导召开协调会,作出分工,明确职责,形成齐抓共管的局面。对前期需要协调的工作,如撰写汇报材料、拟定考核方案以及各种保障等,要通过整体谋划和多方沟通,实现上下联动和工作“对接”,实现整体行动的高效、一致、和谐。

急事稳中求快。急事的显著特征是突发性和时效性强,要求处置果断、快速、准确、稳妥。首先要因事而宜。对一突发事件,必要时可“特事特办”,如果“火烧眉毛”还按部就班,就可能误事,错过最佳处理时机,这也是一种失职。其次要尽力而为。遇到上级要求高而急、正常程序下无法完成的工作,要因时而宜,加倍努力,竭力完成绝不能因事急而敷衍,不讲质量。再次要讲求方法。对上级规定时限内无法完成工作,要积极与其联系,冷静客观地反映情况,寻求解决问题的最佳途径,不可情绪激动和顶撞,把关系闹僵。另外,还要积极赢得领导的支持,借助领导的力量进行协调,但要注意及时把协调的内容、意向、目的说清楚。

难事方中求圆。工作中,常常会遇到领导对某一问题意见不一致的情况,办公室主任协调时常用的办法有:一要搞好超前预案。想在领导之前把情况搞清,把方案、会议准备充分,尽量把各种因素,包括可能出现的不同意见及如何解释都考虑进去,以扎实的工作、严谨的作风争取领导意见的统一。二要搞好双向协调。结合时间先后、职务高低、职责分工等因素,积极做好沟通工作,把领导间的不同意见双向转达、传递,使领导了解对方的想法,求得理解和支持,寻求意见一致。但要切忌两面讨好,利用领导,做有损团结和工作的事。三要搞好“冷处理”。对时间要求并不很急的事,不妨适当放一放,酝酿一段时间再议。但这既需要协调者具有承担责任的胆识,更要有良好的处事应变能力。

凡事办中有礼。常言道:“你敬我一尺,我敬你一丈”。凡事你礼貌在先,即使不好协调的事情,别人也会甘当指路人,从而赢得尊重和支持。平时,不管对上、对下还是同事之间,都要建立起融洽信任的关系,保持“礼尚往来”,说话办事注意分寸和场合,重小节,不做伤害感情的事。同时,要学会容言、容人、容事,加强主动协调,增进沟通,努力使自己得意时有人举杯,失意时有人开导,发生失误有人帮,出现漏洞有人补。

杂事粗中有细。办公室工作千头万绪,琐事繁事较多,如果想事办事粗疏,不仅影响工作落实质量,还会带来负面效应。一位主任陪一位新到任领导下基层,其他各方面都进行了认真协调准备,惟独没有了解出行路线,带车行进过程中,凭想当然选路,结果陷入“迷魂阵”。可见,在办事过程中,一定要仔细严谨,尽可能把各方面的情况都摸细搞准,把方案作周全,使每个环节都不出疏漏。

特事圆中有度。工作中,有些事情在业务和职责范围之内,有些则不然。特别是领导有时交办的一些涉及原则的事情,办与不办,往往使有的同志感到手足无措,不好把握。对待这种特殊事情,既不能完全应承,也不能一口回绝,可取的方法是认真思考一下,如果属于违犯政策规定的事情,应委婉地提醒领导,不可随心所欲,更不能投其所好,千万不要做影响领导形象甚至使其犯错误的事。如果领导一时不理解,甚至有看法,也应刚直不阿,坚持原则。

公私两全其美。有人把家庭比作事业的港湾,说家庭和谐,可以使人在事业的奔忙中得以休养生息,养精蓄锐;家庭不和谐,就会成为事业的累赘,影响精力的投入、才智的发挥和事业的成就。办公室主任加班加点较多,特别是夫妻两地分居的同志,家庭需要帮助的时候往往难以助一臂之力,因此,处理好家事、亲情与工作、事业的关系,是一个需要认真对待的问题。办公室主任身份特殊、工作重要,但并不是说事业成功非要以牺牲家庭幸福为代价,这就要求我们积极寻求二者的结合点,既不能不管家庭只干工作,也不能只顾“小家”误了“大家”,在集中心思和精力用于工作、学习的同时,也要对家人多一份关爱,多一份理解,多一份责任。

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