使用Excel的分类汇总功能,不必手动创建公式来进行分级显示,Excel可以自动创建公式、插入分类汇总与总和的行并且自动分级显示数据。数据结果可以轻松地用来进行格式化、创建图表或者打印。下面介绍使用分类汇总功能对“第一季度销售汇总”表进行分级显示的具体操作。

一、简单分类汇总

Excel的分类汇总方式包括求和、计数、平均值、最大值、最小值、乘积六种。需要注意的是,创建简单分类汇总是指只对其中一个字段进行分类汇总。在创建简单分类汇总前,首先要将数据进行排序,让同类字段显示在一起,再进行汇总。

1、选择要进行排序的列。打开原始文件,选择要排序列中任意含有数据的单元格,如图所示。

Excel2019中使用分类汇总功能实现分级显示的方法

2、升序排列。❶切换至“数据”选项卡,❷单击“排序和筛选”组中的“升序”按钮,如图所示。

Excel2019中使用分类汇总功能实现分级显示的方法

3、排序后的效果。此时可看到“笔记本类型”列数据按照笔记本类型进行了排序,如图所示。

Excel2019中使用分类汇总功能实现分级显示的方法

4、启用分类汇总功能。单击“数据”选项卡下“分级显示”组中的“分类汇总”按钮,如图所示。

Excel2019中使用分类汇总功能实现分级显示的方法

5、设置分类汇总。弹出“分类汇总”对话框,❶设置“分类字段”为“笔记本类型”,❷设置“汇总方式”为“求和”,❸在“选定汇总项”列表框中勾选“销售数量(台)”和“销售金额(元)”复选框,如图所示,然后单击“确定”按钮。

Excel2019中使用分类汇总功能实现分级显示的方法

6、分类汇总结果。返回工作表中,系统自动按照不同的笔记本类型对销售数量和销售金额进行了汇总,并插入了分级显示符号,如图所示。

Excel2019中使用分类汇总功能实现分级显示的方法

二、嵌套分类汇总

嵌套分类汇总是指对不同字段进行的分类汇总,当需要同时对表格中两个或多个不同的字段进行分类汇总时,则可以利用嵌套分类汇总来实现。

1、升序排列“笔记本类型”列。打开原始文件,❶选择单元格B3,❷切换至“数据”选项卡,❸单击排序和筛选”组中的“升序”按钮,如图所示。

Excel2019中使用分类汇总功能实现分级显示的方法

2、升序排列“销售地区”列。❶选中单元格C3,❷切换至“数据”选项卡,❸单击排序和筛选”组中的“升序”按钮,如图所示。

Excel2019中使用分类汇总功能实现分级显示的方法

3、查看排序后的表格数据。此时可看到升序排列笔记本类型和销售地区后的表格数据,如图所示。

Excel2019中使用分类汇总功能实现分级显示的方法

4、选择分类汇总。单击“数据”选项卡下“分级显示”组中的“分类汇总”按钮,如图所示。

Excel2019中使用分类汇总功能实现分级显示的方法

5、设置分类字段和汇总方式。弹出“分类汇总”对话框,❶设置“分类字段”为“销售地区”,❷“汇总方式”为“求和”,❸设置“选定汇总项”为“销售数量(台)”和“销售金额(元)”,如图所示。

Excel2019中使用分类汇总功能实现分级显示的方法

6、查看创建的分类汇总。单击“确定”按钮,返回工作簿窗口,此时可看到Excel按照销售地区对销售数量和销售金额进行了汇总,如图所示。

Excel2019中使用分类汇总功能实现分级显示的方法

7、选择嵌套分类汇总。再次打开“分类汇总”对话框,❶设置“分类字段”为“笔记本类型”,❷设置“汇总方式”为“求和”,❸设置“选定汇总项”为“销售数量(台)”和“销售金额(元)”,取消勾选“替换当前分类汇总”复选框,如图所示。

Excel2019中使用分类汇总功能实现分级显示的方法

8、查看创建的嵌套分类汇总。单击“确定”按钮,返回工作簿窗口,此时可看到Excel又按照笔记本类型对销售数量和销售金额进行了汇总,但仍然保持对销售地区的汇总,如图所示。

Excel2019中使用分类汇总功能实现分级显示的方法

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